第一章总则
第一条为进一步规范和加强公司会议管理，提高会议质量和效率，结合公司实际，制定本规定。
第二条本规定适用于公司组织召开的各类会议（含视频会议）的管理工作。专门会议另有规定的，从其规定。
第三条公司应按以下原则召开会议：
（一）精简。坚持少开会、开短会、讲短话，加强对会议安排的计划和统筹，严格控制会议数量、会期、规模、规格，能不开的不开，能合并召开的合并召开，能采取视频形式的采取视频形式召开。
（二）高效。所有会议应主题鲜明，注重实效，准备充分。严禁召开没有准备、没有主题、不解决实际问题的会议。
（三）节约。坚持节约办会，在满足会议基本需要的同时，严格控制会议经费等投入，杜绝各种铺张浪费。
第二章管理职责
第四条办公室是公司会议的归口管理部门，负责做好会务保障工作。
第五条会议主办部门是会议的牵头责任部门，负责会议总体策划和实施。
第六条财务资产部是会议经费稽核管理部门，负责按照批准的会议预算经费审核会议各项开支。
第七条科技信息部是会议技术保障部门，负责会议音频、视频等保障工作。
第八条纪检监督部是会风整肃责任部门，负责会风监督、检查、组织整改等工作。
第九条宣传部是会议宣传责任部门，负责一类会议摄影和会议精神宣传工作。配合部室做好二类、三类会议的摄影和会议精神宣传工作。
第三章会议分类及审批
第十条会议分为以下三种类型：一类会议。二类会议。三类会议。
第十一条会议主办部门应将会议方案提交分管领导审批同意，重要会议报公司主要负责人审批同意。
第十二条会议方案应包含会议时间、地点、参加人员及人数、会议议程、会议形式等内容。
第十三条会议审批通过后，会议主办部门应将会议方案（如有）、会议工作报告（如有）、领导讲话稿（如有）等有关会议材料报送总经理办公室。
第四章会议规模及规格
第十四条会议主办部门应按以下要求严格控制会议规模。
第十五条各类会议应严格控制会议参会人员规格和范围，原则上只邀请与会议内容有关的领导、部门、子（分）公司人员参加。
第十六条会议主题要明确，按照开短会、讲短话的原则科学合理设置会议议程和议题。
第十七条需要安排会议讨论的要精心设置讨论议题，提前通知有关人员做好相关准备，充分安排和利用讨论时间，增强讨论实效。
第五章会议的组织与实施
第十八条会议通知应至少在以下时限提前发布。
第十九条公司召开的各类会议均应明确主办部门。一类会议由办公室主办，相关部门、单位配合。二类会议由相关业务部门、单位主办，办公室指导、协调、服务。三类会议由相关业务部门、单位主办，办公室做好服务。
第二十条会务工作由会议主办部门、单位负责，相关部门、单位配合，具体内容包括：
（一）会议通知。办公室负责通知参会人员，其他会议由主办部门、单位负责通知，办公室协调配合。参会部门、单位应按照会议通知要求，及时向会议主办部门报送参会人员名单，组织参会人员提前10分钟到会场。参会人员有特殊原因不能参会，必须向会议主持人请假。
（二）会议材料准备与汇总。会议发言或汇报部门、单位应提前准备好会议文件及资料，由会议主办部门汇总后于会前报送会议主持人审定。
（三）会议记录。会议主办部门、单位应安排会议记录人员，负责全面准确记录会议内容，重要会议应当进行录音存档。
（四）会务服务。会议主办部门应提前将会议服务需求提交总经理办公室，由总经理办公室统一安排。会议确需安排用餐的应本着勤俭节约的原则，主办部门提前向总经理办公室申请报备。
第二十一条会议决议或会议纪要由会议主办部门负责拟定，于会后2个工作日内起草完毕，经相关部门或领导会签后报送会议主持人签发。会议有关的文件和材料，由会议主办部门按照档案管理规定定期归档。公司领导的有关会议讲话，根据需要印发，由公司主要领导签发。
第二十二条公司会议作出的重要决策事项需要督办落实的，由会议主办部门梳理督办事项提交总经理办公室按照公司相关规定负责督办。
第二十三条会议主办部门应提前汇总或了解掌握全部参会人员的出席情况，做好主席台及会场座次安排。会场布置应当简朴，一律不摆放花草。
第二十四条会议开始前，会议主办部门应督促全体参会人员按时到会。
第六章会议纪律与要求
第二十五条参会人员应提前做好工作安排，确保按时参会。原则上非特殊情况不允许请假，确有特殊情况不能参加者，请严格履行请假手续。对未履行请假手续无故缺席、会议中途擅自离开者，公司将予以通报批评。
第二十六条参会人员应在开会前至少10分钟到达会场，同时将手机调整到静音或关闭状态。参会人员应认真听会并做好笔记，会场上不得进行与会议无关的活动。
第二十七条各类会议须严格执行财务管理规定，会议经费严格按预算控制，严禁向子（分）公司摊派费用，严禁提高会议用餐、住宿标准（已有明确规定的按规定执行）。
第二十八条公司及子（分）公司参加上级单位、部门召开的会议，参会代表应严格遵守上级有关会议纪律的要求。若参加外部会议时没有明确的会议纪律要求，应遵守本规定的会议纪律要求，展现企业良好形象。
第七章附则
第二十九条本办法由公司办公室负责解释。
第三十条本办法自发布之日起施行。
