供方管理制度
一、目的
为有效评估、选择和管理各类供方提供准则，确保供方满足公司的物资/服务采购要求，并推动供方的良性发展，特制订本制度。
二、范围
本制度适用于山西XXX物业管理有限公司及其所管控项目的供方管理工作。
三、职责
行*管理部：具体负责供方开发及管理工作；
品质部：负责供方开发及管理评审工作；
财务部：负责供方开发及管理评审工作；
总经办：负责供方开发及管理工作的最终审批。
四、名词定义
五、供方管理原则
战略优先原则：物资/服务采购，必须优先选择战略供方，在战略供方无法满足采购要求、出现重大质量问题或违约事件时，经审批才可选择非战略供方。
动态管理原则：对供方定期评估，并根据评价结果采取升、降级、冻结的管理策略，扩大与优秀供方的合作，缩减或停止与绩效不佳的供方合作，实现优胜劣汰的动态管理机制，促进供方绩效的提升。
透明公正原则：供方选择及评估过程要求公平、公开、公正，严禁暗箱操作。
六、供方的开发
1、供方的开发应以满足公司/项目实际需求为导向，由公司行*管理部具体负责新供方开发及供方库信息完善、发起评审等工作。
2、为降低采购风险、建立竞争环境以促进供方能力提升，对于关键物资和采购量大的常规物资，应主动开发合适的备选供方资源。
3、可通过互联网、媒体、行业展会、专业刊物等外部公开信息进行供方资源的开发，但禁止开发经媒体曝光或内部公示存在违法经营、欺诈、供应伪劣产品、信誉较差、商业行贿或曾因不良表现被公司除名等不良行为的供方，行*管理部应在采购台账中建立不良供方名录及档案。
4、供方开发应收集并核实供方背景资料，例如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、一般纳税人资格证、质量及环境管理体系认证证书、行业相关资质证书等，有条件应登陆其公司网站了解其公司简介、发展历程、产品系列，并核实业务接口人。以上供方背景资料应建立档案备查。
5、为保证招标项目效率和质量，同一类型供方开发数量应不少于3家。
6、供方开发审批流程
七、供方的评估
1、新供方的评审一般应包括供方的商誉、资料审查、现场评审等环节，供方在被纳入合格供方之前，所提交的资料只做信息真实性核实。
2、社会公认的具有良好信誉的销售实体及网络供方，不需进行评估，但必须经品质部、财务部审核，总经理审批后可列入公司供方名录。如：
A．本辖区内知名大型连锁商场（超市），如：华润、苏宁电器、国美电器、山姆会员店、美特好等；
B．网络供方，如京东、苏宁易购、亚马逊、当当等。
3、特定供方和临时供方无需进行评估，经地区品质部和财务部审核，总经理审批后列入供方名录。
八、供方的选择
1、供方的选择应遵循“质量第一、服务至上、合理低价”的原则，选择有较高信誉和较优资质的供方。
2、远大集团评估合格的供方，可直接作为合格供方列入公司供方名录。
九、供方的管理
1、行*管理部负责供方名录编制和维护，每季度对战略供方进行市场询价，每月对供方信息进行更新。
2、服务供方必须每月进行履约评估，由业务部门填写评估报告，品质部审核后作为付款依据提交财务部，方可支付相关款项；其他供方每年必须进行一次履约评审，由业务部门填写《物资服务供方履约评审表》，如无须降级或取消其资格，品质部审批后存档。
3、除特定供方和临时供方外，其他供方必须要实施供方绩效管理，评估维度可包括价格、品质、交付和服务，以此作为供方等级管理的依据。
4、供方等级的升级和降级由行*管理部根据供方的绩效表现申请和审批，通过总经理审批后执行。
5、财务稽核部负责对供方进行回访，具体按《采购管理制度》执行。
6、供方无法满足公司服务质量要求、破产倒闭或发生搬迁、更名，需增加或变更物资供方，须按供方评审流程经总经理审批后更新供方名录。
7、供方的质量问题，由行*管理部组织和主导，业务配合联系供方处理。
8、出现以下情况的供方经总经理审批后，可取消其合格供方资格：
1）经财务部验证发现供方有提供假发票行为；
2）双方暂停交易时间超过壹年的供方；
3）同一供方一个月内有两次以上或半年内有四次以上伪劣商品时；
4）因质量问题被*府主管部门通报或媒体曝光；
5）在合作中有欺骗或欺诈行为；
6）破产或因严重经济问题被*府主管部门查处；
7）因供方质量原因导致我方创优考评、体系认证等失败；
8）与业主打架、盗窃我方或业主财物、贿赂我方人员。
9、取消供方资格的，壹年内不得再次与其合作。
10、行*管理部至少每半年组织壹次供方沟通会，与合作中存在问题的供方共同探讨解决办法，对供方提出合理意见和建议要制定改善措施并予以落实。
十、本制度自颁布之日起执行，最终解释权归山西XXX物业管理有限公司所有。
山西XXX物业管理有限公司
二〇一九年X月X日