今天是年12月31日，很多财务朋友忙于整账，认为平时因为忙于处理其他更急的事情，财务账没做好的地方可以等年底结账前重新整理，这样做真的可以吗？有的地方可以调整，有些地方就没法调整，除非你有本事回到过去，重新去了解这件事的真实情况，没了解到真相就很难把握做账的准确性。过去就过去了，只能把眼前的事情做好才是有意义的事情，今天我们就聊聊做账的关键点。
任何事情如果能做到提前规划，未雨绸缪，自然得心应手。做账也是如此，做账的基本素材就是原始单据，它包括自制凭证与外来凭证。自制凭证可以自己随意编制吗？肯定不行，它必须与公司经营相关，实实在在发生的，而且事件的真实性必须有相关证据来佐证，比如员工的工资表，除了会计编制的工资表外，还需要工资条、入职档案、个税缴纳记录、五险一金缴费记录等。外来凭证也是一样，需要符合真实性、合法性、关联性。例如采购材料所取得的增值税发票，必须是公司真实购买材料，与供应商签定合同后，对方按时发货，我方收货确认后安排付款，完成一系列的交易流程，这过程会存在购销合同、发货单、物流单、收货单、汇款单等。所以在收到增值税进项发票的同时，必须伴随收齐这些内部单据，用来进一步佐证该采购业务发生的真实性。这些稍微提提，但也不是我今天要说的重点，因为这个只是会计基础性工作，会计任何工作都需要在合法合规的提前下去完成，具体点就是不得违反税法规定，不得违背公司法规定、不得违反公司制度。
今天聊的重点在于如何读懂原始单据背后的经济业务？绝不是简单地做好原始单据归纳。只有确保原始单据合规，会计做账思路清晰，会计申报“抵减纳税所得额”表时才会胸有成竹，不会提心吊胆，很多时候不是因为会计不会编制会计分录，而且根本不懂如何做到让原始单据合规？说到底还是不懂原始单据背后的经济业务。如果把公司比喻成一舟船，把跟这舟船相关收入与支出来设立帐套，船上所有成员都是股东，平时收支每天都需要公布给股东们看，很多没经手业务的股东因为没有实地接触到该业务，不知道收入是否完整？不知道支出是否合理？一定会对会计问这问那，会计在解释的时候，当然绝不能只靠账本数据，他需要提供更多的证据链来澄清自己记的账是靠谱，是禁得起股东们的拷问。我想表达的是，任何一笔经济业务都需要足够的证据链才证明会计记账是公正的，平时做事是靠谱的。很多会计人员只会依据出纳提供的单据直接记账，有时出现自己的确不清楚单据背后经济业务，就凭着自身感觉来模糊记账，他们认为老板不懂会计分录，偶尔记错会计科目也没人发现，更不会有人来责问他们这笔业务的来龙去脉。其实那是因为公司还没碰上打官司，老板对财务方面确实也不是很懂，没空去深究。会计要想做账显水平，经得起岁月的考验，还是得用心把账做扎实，心就会踏实，你才有底气接手更强更大的公司，因为大公司背后肯定会有读懂你做账的管理者。
创业前我曾在制造业从事财务工作多年，对制造业有较深的感悟，今天我就以制造业为例，简单对以下几类单据谈谈我的个人观点：1、销售发票、采购发票；2、水电发票、物业发票、房租发票；3、工资表；4、办公费用；5、制造费用；6财务费用。
第一点销售发票、采购发票，从字面上就可以看出它们来自销售部门与采购部门，发票只是他们工作总结性的成果，我之所以把它们放在一起讨论，两者比较相似，就像合同的双方。业务流程：报价-洽谈-签合同-发货-开票-收款，采购流程：询价-洽谈-签合同-收货-收票-付款。会计的职能除了核算外，还有监督管理，所以会计应该肩负起审核业务流程是否合规？有没有出现业务员或采购员不作为？里外勾结来损坏公司利益？很多会计朋友会说，会计自身手头工作一大堆，哪有时间去管这类事情？如果你只是小会计那无可厚非，但如果你现在已是财务主管或者财务经理，你就不能这么说，因为你主要的工作应该是财务管理，而不是财务核算，财务核算工作应该由小会计去完成，你要根据小会计核算的数据来做进一步的剖析，把企业管理中过程出现的问题挖掘出来，然后通过制定对应的制度去完善它。比如很多采购人员为了私利，背地里和供应商达成一致，通过虚报抬高采购价而获得额外私利；也会通过降低采购品质标准来选择他们长期战略合作商，合作商会在节假日或年底给他们大红包；还有个别为了追求私利去材料市场购买低价的材料，编制谎言说这种材料不好购买，公司急用才去材料市场找，往往这类材料都无法取得增值税发票，采购员先垫付后再虚报高价来财务报销。这类事情已经成为很多公司心照不宣的现象。对于以上这些情况，财务监督管理职能就显得特别重要，财务可以通过制定出采购流程规范、对账流程规范等，采购人员原则上不能直接参与货款结算，付款流程必须经过报备，洽谈的合同必须及时备案，采购员随时配合财务审计工作。财务在此过程就类似担任纪委工作，自身除了提高自己的审计水平，也需要提高自己的道德修为。业务确保真实后，会计取得的发票就可以放心入账，不存在虚开或接受虚开发票的风险，发票背后业务单据收齐完整了，会计就不用担心法务找财务提供对账材料时手忙脚乱。业务部的情况与采购部情况雷同，这边就不再多讲。
第二点水电发票、物业发票、房租发票，这些放在一起讲，那时因为它们有共同的特点，不管公司是否有收入？他们每月都会存在，在公司业绩不好的情况，水电费有可能会降低，但这绝不是公司领导想看到的，公司领导还是希望水电费正常多点。物业费与房租费是由公司规模大小决定，当公司壮大了，公司就需要更大一点的场所来容纳更多的员工，当然这时公司也同样需要比较体面的场所才衬托公司实力。这些不是我今天想说的重点，我想说的是，我们应该接底气去做事，租的办公场所够用就行，我们要把注意力用在提高做事水平上，不要刻意去追求办公场所高端大气上档次，这些用钱来华丽包装也无法提高公司真正实力。反而是因为你选择越高端的场所，客户对你的要求标准也会相应越高，因为他们会觉得你的服务必须对得起你的收费，这不是给自己添乱吗？水电费要