一、保证工程竣工验收的需要
工程项目进行竣工验收包括两方面的内容，一是指“硬件”，指的是建筑物本身(包括所安装的建筑设备)。
二是指“软件”，指的是反映建筑物自身及形成过程的施工技术资料(包括竣工图及有关录像资料)。因此，对工程项目进行竣工验收时，必须对其软件一施工技术资料同时进行验收。未经档案验收或者档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收、鉴定。
二、维护企业经济效益和社会信誉的需要
施工技术资料反映了工程项目的形成过程，是现场组织生产活动的真实记录，直接或间接地记录了与工程施工效益紧密相关的施工面积，使用材料的品种、数量和质量采用的技术方案和技术措施，劳动力的安排和使用，工程量的更改和变动，质量的评定等级等情况，它们是建设方与承包方双方进行合同结算的重要依据，也是企业维护自身利益的依据。同时施工技术资料作为接受业主和社会有关各方验收的“软件”，其质量就如同建筑物质量一样，反映了施工队伍的素质和技术水平。因此它是企业信誉窗口的一个十分重要的组成部分。
三、开发利用企业资源的需要
企业档案是企业生产、经营、科技、管理等活动的真实记录，也是企业上述各方面知识、经验、成果的积累和储备，因此，它是企业的重要资源。
施工技术资料是企业科技(工程)档案的来源，所以它是形成企业资源的一个组成部分。
开发利用档案资料的途径主要有两种:一种是直接利用档案资料，包括借阅、摘录、复制等;另一种是对档案资料进行加工利用，如进行汇编、索引、专题研究等
四、保证城市规范化建设的需要
建筑物日常的维修、保养(如对其中的水、电、气、通风线路管道的维修和保养)以及对建筑物的改建、扩建拆建等，都离不开一个十分重要的依据，即反映建筑物全貌及联系的真实记录，竣工图及其他有关的施工技术资料。如果少了这一重要依据，就会给我们的工作带来极大的盲目性，甚至给国家财产和城市建设带来严重后果。