财产清查是一项涉及面广、工作量大的工作。各企业在实施财产清查工作时,应组成由会计部门牵头的清查小组,制订好清查计划,准备好计量器具和各项登记表格,以便保证财产清查工作的顺利进行,提高工作效率,达到财产清查目的。财产清查所采用的方法,依清查对象不同而不同,下面分别介绍财产物资、货币资金和债权债务清查的方法。
1.小企业财产物资的清查方法
(1)小企业财产物资的盘存制度
财产清查的重要环节是盘点财产物资的实存数量,为使盘点工作顺利进行,应建立一定的盘存制度。财产的盘存制度有两种:永续盘存制和实地盘存制。
①永续盘存制
A.永续盘存制的概念
永续盘存制也称永续盘存法或账面盘存法,是平时对各项财产的增加数和减少数都要根据会计凭证连续记入有关账簿,并随时结出账面结存数额。其公式如下:
账面期末余额=账面期初余额+本期增加额-本期减少额
采用这种方法,要按每一实物的品种、规格设置明细账,然后逐日登记每一实物的收、发、结存数量,有时还要登记金额。
B.永续盘存制的优缺点
永续盘存制的优点,在于财产的进出都有严密的手续,可以随时通过账面反映和掌握各项财产的增减和结存状况,配合某种计价方法,还可以从数量和金额两方面进行控制,有利于加强对财产的管理。当财产发生溢余和短缺时,可以及时查明原因,及时纠正。
永续盘存制的缺点是财产的明细分类核算工作量较大,核算成本较高。由于财产品种复杂、繁多,小企业要投入大量的人力和物力,势必会加大核算成本,也容易发生账实不符的情况。因此,采用永续盘存制,仍需对财产进行清查盘点,以查明账实是否相符,以及账实不符的原因。
②实地盘存制
A.实地盘存制的概念
实地盘存制也称实地盘存法,是平时只根据会计凭证在账簿中登记财产的增加数,不登记减少数,待月末对各项财产进行盘点,根据实地盘点确定的实存数,倒挤本月减少数。其公式如下:
本期减少数=账面期初余额+本期增加数-期末实际结存数
根据以上计算倒挤出的本期减少数,再登记有关账簿。所以,每月末对各项财产进行实地盘点的结果,是计算、确定本月财产减少数的依据。但是需要注意的是:采用实地盘存制,盘点的时间可选在本期业务活动结束,下期业务活动开始之前进行,并注意要将非企业所有的代销、代保管的财产物资排除在盘点数之外。
B.实地盘存制的优缺点
实地盘存制的优点,在于简化了平时的记录和核算工作。
实地盘存制的缺点是不能在账面上及时反映财产物资的收、发、结存情况,不能及时提供财产物资管理所需的各种信息。此外,实地盘存制倒挤的各项财产物资的减少数中成分复杂,除正常耗用外,有可能将财产物资的短缺、毁损也包含在减少数中,不利于财产的管理,影响成本计算的正确性。由于实地盘存制的上述缺点,它只适用于那些由于其自身的业务特点而不能采用永续盘存制的少数企业采用。
(2)小企业财产物资的清查方法
由于不同种类,财产物资的实物形态、用途、性能、存放方式各不相同,因此,在财产物资清查时应选择不同的清查方法。
1)实地盘点法
它是指在财产物资存放现场逐一清点数量或用计量仪器确定其实存数的一种方法。这种方法适用范围广,要求严格(参加人员必须有一定的专业水平),盘点后的数字准确可靠,但是由于实物财产的品种繁杂,导致实地盘点工作量大。
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